He tenido la suerte de participar en muchos proyectos dirigidos a automatizar procedimientos y utilizar documentación electrónica. A partir de ello he observado que, aunque pasen los años, las inquietudes iniciales suelen ser similares y están, principalmente, del lado jurídico. Claro, las soluciones tecnológicas no merecen muchas dudas, ellas avanzan –casi tan rápido como la obsolescencia-, buscando beneficios derivados de la utilización de documentos electrónicos.
Sin embargo, al analizar la viabilidad de un proyecto de gestión documental electrónica, siempre veo las mismas caras con la pregunta: “¿pero se puede legalmente?”
Como una respuesta seria no se limita a indicar un sí o un no, creo útil compartir con ustedes 10 interrogantes comunes y básicas que deben ser atendidas a la hora de iniciar un proyecto de gestión documental electrónica.
Por supuesto, no es un listado cerrado, pero sin duda podrán ayudar a despejar dudas jurídicas en este tema.
1. ¿VA A GENERAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ORIGINALES?
Gran parte de los proyectos de gestión documental son conservadores y no aspiran a la generación de documentos electrónicos originales. Por el contrario, se limitan a trabajar versiones digitales, pero que luego se imprimen y se firman manuscritamente en papel. También hay sistemas en los que simplemente se cargan versiones escaneadas de documentos originales en papel, generando una duplicidad de acciones.
Entonces, la pregunta no es trivial, porque si desea un sistema integral de gestión de documentos electrónicos, que maneje versiones digitales y culmine con originales electrónicos, tendrá que considerar necesariamente el uso de firmas electrónicas. En efecto, nuestra Ley 19.799 reconoce equivalencia funcional o de soportes sólo a documentos electrónicos firmados de este modo.
Obviamente las reales transformaciones y beneficios se logran mediante la automatización de los procedimientos, enfatizando la necesidad de expedientes electrónicos (no solo carpetas que guardan archivos, sino series ordenadas de documentos electrónicos) y la generación de documentos originales electrónicos, ya que de lo contrario, se mantiene la convivencia entre el mundo digital y el de papel, pero duplicado y en paralelo.
2. ¿CÓMO SE APROBARÁN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
Si opta por documentos electrónicos originales, para que tengan valor legal tienen que llevar firma electrónica válida. Además, durante el proceso de generación, existirán borradores y distintas versiones que irán avanzando hacia el documento final, a través de revisiones y aprobaciones intermedias (visaciones o vistos buenos).
Por lo tanto, es importante identificar si existirán aprobaciones intermedias y quiénes deben concurrir a la firma del documento final. Es probable que esta última tenga que cumplir mayores exigencias legales, por ejemplo, sobre quién está autorizado para firmar, el grado de seguridad del documento derivado de la firma y el valor probatorio que tendrá ese instrumento).
Nuestra Ley 19.799 distingue entre firmas electrónicas genéricas o simples y un tipo específico denominado firma avanzada. Sin embargo, bajo el actual modelo legal, esta última es obligatoria en un número muy puntual de documentos (los instrumentos públicos). Contrario sensu, en la gran mayoría de los documentos electrónicos es factible utilizar mecanismos de firma electrónica simple, muy diversos e igualmente válidos.
En nuestra opinión, lo importante es buscar mecanismos de firma que garanticen integridad, identifiquen a quien realiza la visación o que crea el documento, que no sean reutilizables y no faciliten el repudio de quien supuestamente autorizó o firmó.
Bajo este criterio se logran dos objetivos:
a) Se minimiza el uso del actual modelo de firma electrónica avanzada –del cual soy muy crítico, por su elitismo, incomodidad y nivel de seguridad-, limitándolo sólo a los casos en que hoy es obligatorio por ley (instrumentos públicos); y
b) Se pueden utilizar válidamente modelos de firma electrónica simple más seguros, cómodos y accesibles.
3. ¿QUÉ GRADO DE PROTECCIÓN REQUIEREN LOS DOCUMENTOS?
La respuesta está íntimamente ligada al sistema de gestión de seguridad de la información que tenga su empresa, sea que se haya adoptado formal y metódicamente o bien que exista de manera informal.
Por lo tanto, a partir de esta pregunta será necesario que comience por identificar los riesgos propios de sus archivos (por ejemplo, si contienen información personal, estratégica, pública o estadística), la criticidad en caso de ocurrir un incidente y las medidas básicas que requiere para proteger la integridad, disponibilidad, confidencialidad y trazabilidad de sus documentos.
A partir de lo anterior, si el proyecto de gestión documental va desarrollándose sólidamente, al corto tiempo estará embarcado también en un proyecto de clasificación documental.
4. ¿CÓMO SE RESPALDARÁN LOS DOCUMENTOS?
Sobre este punto, tendrá que plantear esta medida básica de seguridad, adoptando un procedimiento de respaldo que defina, entre otros aspectos, la frecuencia, los métodos y los responsables de su realización.
En nuestra opinión, esta pregunta tiene que considerar su posición frente a la nube, en el sentido de ser capaz de determinar con claridad qué tipo de documentos no puede (por inconveniencia) o no debe (por ley) respaldar en nubes públicas. Por ejemplo, las bases de datos personales.
5. ¿CÓMO SE BUSCARÁN LOS DOCUMENTOS?
El volumen de documentos electrónicos crece exponencialmente y cada vez resulta más inmanejable. Por esa razón, aunque se trate de documentos electrónicos generados al interior de una organización, recomendamos estandarizar una catalogación documental que facilite la búsqueda.
En este sentido pensamos no sólo en acciones destinadas a incorporar metadata a los documentos electrónicos, lo cual es clave para la búsqueda y para interoperar, sino también algo tan simple y básico como normar la estructura de los nombres de los archivos, su versión, vigencia y ubicación.
6. ¿QUIÉNES ACCEDERÁN A LOS DOCUMENTOS?
Esta pregunta puede ser más simple de responder, pero igualmente hay que hacerlo. Tal vez gran parte de su documentación electrónica sea pública, pero tenga claro cuál de ella no lo es, por ejemplo, por tratarse de datos personales; de información confidencial en virtud de algún contrato que haya firmado; o porque es de uso interno o restringido.
7. ¿NECESITARÁ INTERCAMBIAR O TRANSMITIR LOS DOCUMENTOS?
Si sus sistemas documentales o sus archivos serán compartidos con terceros de forma regular, es esencial que el proyecto de gestión documental se plantee cómo interoperar (hacia fuera de la organización) e intraoperar (dentro de la organización).
Acá se abrirán varias conversaciones con otros, para definir los procedimientos a seguir y, tal vez, para automatizarlos conjuntamente, evitando la descoordinación.
8. ¿QUIÉN PODRÁ MODIFICAR LOS DOCUMENTOS?
Si su sistema de gestión documental no tiene resuelta esta interrogante, va directo al fracaso. En efecto, si no hay seguridad respecto de las personas que tienen privilegios para modificar un documento ni tampoco hay claridad sobre la versión más actual y vigente, las personas correrán mucho riesgo por acceder o utilizar documentos adulterados, derogados o desactualizados. Lisa y llanamente la pérdida de confianza en la documentación sería un desastre.
9. ¿CUÁNTO TIEMPO DEBE CONSERVAR LOS DOCUMENTOS?
Esta es una de las preguntas más difíciles, porque nuestro sistema jurídico no tiene una regla única de conservación. No existe ninguna ley que diga que todos los documentos deben conservarse al menos X tiempo.
Por el contrario, hay varias normas, no solo legales sino también en reglamentos, resoluciones y contratos, que fijan plazos distintos de conservación, normalmente para fines puntuales. Por ejemplo, el plazo para conservar un documento para efectos de posibles auditorías no es el mismo que debe mantenerse para aspectos tributarios. De igual modo, habrá plazos y motivaciones diferentes según sea una entidad particular o un órgano público.
En nuestra opinión, si trabajamos con documentación en formato digital, es conveniente un criterio a favor de mayor tiempo de conservación, no solo por el uso que pueda darse a los documentos (incluso histórico y estadístico), sino porque cada vez existen más obligaciones de transparencia, lo cual se ha estado manifestando como transparencia documental.
10. ¿CUÁNDO PODRÁ ELIMINAR LOS DOCUMENTOS?
Esta última pregunta es hermana de la anterior, pero distinta. Puede que tenga clara la obligación o conveniencia de conservar por determinado tiempo los documentos electrónicos. Sin embargo, llegado el plazo o ante nuevas circunstancias ¿tiene que eliminarlos? ¿Cómo?
Tampoco hay una regla única. Por ejemplo, en el Estado está bastante reglada y formalizada la destrucción documental (aunque con normativa que urge ser actualizada). En cambio, en el ámbito privado normalmente depende de las obligaciones que puedan estar asociadas a la existencia del documento. Por ejemplo, si tiene datos personales caducos, es decir, sobre los que ya no tiene causa que fundamente su tratamiento, la Ley 19.628 lo obliga a eliminarlos.
Por último, tenga presente que la eliminación de un documento original no es tan simple. Lo planteo porque muchos de los proyectos de gestión documental electrónica se justifican, en parte, por el beneficio esperado de eliminar papeles y disminuir drásticamente los costos de almacenamiento, gracias a su reemplazo por versiones digitales. Hoy, lamentablemente no es tan fácil de realizar. Nuestro sistema jurídico no le reconoce el mismo valor de original a aquella copia digital del papel que se destruye. Es decir, si tiene un documento original en papel, lo escanea y se queda con la versión digital, esa es solo una copia electrónica que no vale como original. Entonces, cerciórese bien antes de ordenar la destrucción de sus papeles, aunque los haya escaneado, ya que tal vez no deba hacerlo para ciertos documentos.
Debo ser sincero, esta columna tiene una trampa. Es probable que su proyecto de gestión documental electrónica sea ahora más difícil, luego de conocer nuevos aspectos qué tendrá que indagar legalmente para cerrar varios puntos que, tal vez, no se planteó bajo la mirada puramente tecnológica.
Por eso, estas 10 preguntas son como la mitológica Hidra de Lerna, porque cuando responda una, deberían surgir dos preguntas nuevas más y así, sucesivamente. Sin embargo, no tendrá que lidiar a ciegas y eso ya puede ser de mucha utilidad.